Chức năng Tìm và thay thế trong Microsoft Office


Chức năng Tìm và thay thế
trong Microsoft OfficePhạm Hồng Phước

Soạn thảo một văn bản xong, bạn rung đùi ngồi kiểm tra lại để sửa chữa cho hoàn chỉnh. Thôi chết tổ rồi. Cái từ này viết không đúng. Còn cái tên này cần phải sửa lại. Nhưng chuyện tìm kiếm những từ, những tên đó trong một văn bản dài dằng dặc chữ với nghĩa rồi rị mọ sửa từng cái quả là nhiêu khê, mất công và chắc gì chẳng bỏ sót.

Bạn hãy yên tâm đi. Hãy để cái chức năng tìm và thay thế “Find and Replace” thông minh của bộ Microsoft Office, đặc biệt là Office 2000, làm giúp bạn. Chức năng này có trong Word, Excel, FrontPage,…

 

Trên trang văn bản đang mở, dù là với Word, Excel, hay FrontPage, bạn chỉ việc click chuột lên menu Edit và chọn lệnh Replace (Thay thế) hay nhấn tổ hợp phím CTRL+H là đã có thể mở hộp thoại thay thế rồi.

Nhưng trước khi làm việc đó, bạn phải copy cái đối tượng thay thế (một từ, một câu, một đoạn, hay một hình ảnh,…) vào trong Clipboard của Windows cái đã. Bạn có thể làm điều này từ bất cứ một trình soạn thảo văn bản, một trình xử lý đồ họa nào. Chẳng hạn, trong Word, trên trang văn bản cần sửa, bạn đánh từ hay cụm từ thay thế rồi dùng trỏ chuột tô sáng nó và nhấn tổ hợp phím CTRL+C (hay lệnh Copy trên menu Edit).

Và sau này, trong các hộp thoại thay thế của bất cứ trình soạn thảo nào, bạn nhớ điền vào text box Replace with (thay thế với) cú pháp ^c (tức dấu mũ ^ và chữ c – nhớ là chữ c thường)

 

TRONG WORD :

Sau khi đã nạp đối tượng thay thế vào clipboard, bạn mở hộp thoại Find and Replace ra (nhấn tổ hợp phím CTRL+H)

Nếu muốn chọn các option cụ thể hơn, bạn click chuột lên nút More :

ở tab Replace, mục :

  • Find what : điền chính xác từ mà bạn muốn sửa chữa hay thay thế.
  • Replace with : điền ^c để thay bằng đối tượng đã nạp sẵn vào clipboard.
Nếu không dùng clipboard, bạn cũng có thể đánh trực tiếp từ hay cụm từ thay thế vào box Replace with. Nhưng nếu muốn sử dụng font tiếng Việt, bạn cần giải quyết cái khâu “phông-phiếc” bằng cách set font cho đúng với font của văn bản đang xử lý. Ðể set font, bạn click chuột vào nút More, rồi nút Format và chọn option Font.Ðể set font (hay bất cứ option nào của phần Format) cho mục nào, bạn phải đặt con trỏ vào text box của mục đó.

Sau khi set font xong, lúc ấy bên dưới text box của hai mục Find what vàá Replace with sẽ xuất hiện dòng Format ghi rõ loại font, kích cỡ mà bạn chọn. Bạn cứ việc đánh các từ tiếng Việt trong hai text box một cách bình thường, đừng bận tâm chuyện nó không hiển thị dấu mà ra những cái mã kỳ cục, kỳ đời. Sau này, trong văn bản, các từ Việt sẽ hiển thị hoàn chỉnh.

Riêng ở option Language (ngôn ngữ), bạn hãy để mặc định là “No language” (không ngôn ngữ). Chứ nếu set bằng dòng Vietnamese có sẵn trong box thì bạn sẽ chẳng thể gõ được tiếng Việt chính xác đâu.

Ngoài ra, có một chi tiết quan trọng nữa là nếu để mặc định, chức năng Find sẽ tìm kiếm và cho thay thế tất cả các từ nào phù hợp, bất luận nó đứng riêng hay nằm trong một chữ khác. Chẳng hạn, bạn cần sửa từ “ăn” thành “an” thì tất cả những từ nào có “ăn” đều bị thay đổi, như thăn, năn, năng,…Ðể tránh bị như vậy, bạn cần xác định rõ chỉ tìm từ ‘ăn” với tư cách là một từ riêng rẽ. Ðó là đánh dấu kiểm vào trước túy chọn “Find whole words” (tìm các từ trọn vẹn) ở mục Search.

Sau khi hoàn tất, bạn click chuột vào nút :

  • Replace : nếu muốn thay thế từng cái một.
  • Replace All : nếu muốn tự động thay thế tất cả các đối tượng được bạn chỉ định trong mục “Find what”.

TRONG EXEL

Bạn cũng làm tương tự như trong Word. Cấu trúc hộp thoại Find and Replace có khác.

TRONG FRONTPAGE :

Bạn cũng làm tương tự như trong Word. Cấu trúc hộp thoại Find and Replace có khác.

Tuy nhiên, xin bạn lưu ý cho, khác với trong Word, có đầy đủ chức năng, Find and Replace của Excel và FrontPage đơn giản hơn nhiều. Bạn phải dùng clipboard nếu muốn thay thế từ tiếng Việt chứ không thể set font như ở Word được. Nó cũng chẳng có khả năng phân biệt cái nào là từ hoàn chỉnh, cái nào là một bộ phận của từ.

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s