Tự học 2


II/ Tổ chức công việc tự học

 

II/ TỔ CHỨC VIỆC CÔNG VIỆC (TỰ HỌC)

Đây là cách tổ chức mọi công việc nói chung qua đó có thể áp dụng cho công việc tự học:                                                   

Muốn làm được nhiều việc trong một thời gian tối thiểu thì điều quan trọng là phải lập một thời khắc biểu rất đúng. Xin bạn đừng hiểu lầm tôi: Tôi không muốn bảo bạn phải lệ thuộc thới khắc biểu của bạn đâu; bạn không nên tham lam quá, tính sát quá tới cái mức không có một phút rảnh nữa, mà vừa làm vừa lo ngại không biết có kịp không. Mục đích của một thời khắc biểu là là làm tăng NĂNG SUẤT của ta mà mấùt ít thời giờ nhờ khéo tổ chức; ta phải xếp đặt công việc theo thứ tự, quan trọng nhiều, quan trọng ít, việc nào làm trước, việc nào làm sau.

Muốn tiết kiệm thời giờ thì cần có một thời khắc biểu như “sở hỏa xa” vậy. Xe phải tớùi và đi đúng giờ. Và để tính những giờ đó người ta căn cứ vào tốc độ bình thường của xe. Bạn cũng vậy, phải căn cứ vào năng suất thường ngày của mình mà lập thời khắc biểu; mới đầu đừng định cho mình một mức quá cao. Không những vậy, phải tính dôi một chút để phòng sự bất ngờ. Nếu bạn khéo tổ chức thì thời giờ dôi ra đó chính là thời giờ thuộc riêng mình đấy.

Các nhà kinh doanh, các thầy thợ, các bà nội trợ nào làm được nhiều việc cũng luôn luôn có một thứ thời khắc biểu: người thì tính trước rất kỹ rồi ghi vào giấy, người thì phác sơ sơ trong đầu óc thôi. Tự mình phải lập thời khắc biểu cho mình vì chỉ mình mới biết rõ công việc cùng khả năng của mình, cái gì hợp hay không hợp với mình; nhưng người nào có một đời sống đầy đủ thì luôn luôn dự tính trước sẽ dùng thời giờ của mình ra sao.

 

*Nên ghi cho khỏi mất thì giờ

Tôi đã hỏi nhiều người có danh tiếng về cách làm việc của họ, hết thảy đều có một lối riêng để ghi mọi việc cho khỏi mất thì giờ.

Ông giám đốc tờ This week magazine, một tạp chí có định kỳ số in lớn nhất th? gi?i b?o tôi: Khi có một ý nào hiện trong óc ông về một việc gì phải làm thì ông nên ghi lại tức thì đi, như vậy sau khỏi mất thì giờ nhớ lại xem mình phải làm gì. Rồi cứ cách một thời gian đều đều, ông nên coi lại lời ghi đó. Đó cũng là cách tiết kiệm thời giờ nữa, vì như vậy ông có thể tổ chức công việc của ông theo một thứ tự hợp lý được. Nêùu ông có gia đình thì cách đó rất tốt để nhắc nhở bà nhà nhờ làm cho ông công việc ông đã nhờ cậy. Ông khỏi phải nặn óc tự hỏi: Mình còn phải làm công việc gì nữa đây… mà quên bẵng mất rồi.

 

*Biết cách dùng những lời ghi đó.

Điểm khó khăn nhất của phương pháp đó là trước hêt phải biết cách ghi, rồi dùng những lời đó mà lập một chương trình. Nếu bạn chỉ ghi lấy lệ lên một cái bao thư rồi nhét vào một ngăn kéo nào đó hoặc móc lên trên tường mà chẳng ngó ngàng tới nữa thì hiển nhiên những lời đó vô dụng, thà đừng ghi còn hơn. Ghi rồi mà để lạc mất hoặc không biết cách dùng thì đời sống chỉ thêm rắc rối vì thỉnh thoảng bạn lại sực nhớ có việc này nọ định làm mà không làm, bạn đâm ra ân hận, nhưng đã trễ quá rồi. Những lời ghi đó chỉ có ích khi nào ta dùng nó làm yếu tố để lập một thời khắc biểu. Nhà chế tạo xe hơi mà Henry J. Uaiser thường bảo: “ Nếu chúng ta biết mình sẽ làm một công việc nào đó ra sao, thì công việc đó kể như đã làm được một nửa.

 

*Lập thời khắc biểu cho một ngày.

Ông hội trưởng công ty vĩ đại Dupont de Nemourd bảo đối với ông, sự tổ chức thời giờ đã thành một nhu cầu, và việc đó làm lợi cho ông gấp ba bốn cái công ông bỏ vào đó. Đã từ lâu ông thực hành hai ý dưới đây:

1-     Hễ có thể được thì ráng ghi trên giấy trắng mực đen trong mỗi giai đọan công việc của ta sẽ ra sao. Những thầy và thợ giỏi nhất luôn luôn tự lập cho mình một chương trình rồi cứ bình tĩnh thực hiện những điều đã dự tính trước .

2-     Nghiên cứu công việc hàng ngày của ta bằng cặp mắt một nhà tổ chức chuyên môn. Ta biết rõ công việc của ta hơn bất kỳ ai và ta phải tự tìm lấy cách cải thiện nó.

 

*Thời khắc biểu cho một tuần.

Lập thời khắc biểu cho một tuần, rồi luôn luôn đặt ở trước mắt một tờ liệt kê những công việc quan trọng cho mấy ngày tới, theo đúng vậy thì ít nhất một ngày tiết kiệm được hai mươi lăm phút . Bí quyết ta phải luôn luôn phân biệt cái gì quan trọng, cái gì không quan trọng; rồi lại luôn luôn xét lại hoài xem có cái gì hóa ra bớt quan trọng không, có cái gì hóa ra quan trọng hơn không, để việc gì gấp nhất thì làm trước.

Khi lập bảng liệt kê đó, nên ghi lên đầu những việc chán nhất mà phải làm. Đã phải làm thì làm phắt đi, để hoãn lại chỉ thêm mất thì giờ, mất nghị lực thôi, có khi tốn công gấp hai nữa.

 

* Biết tìm ra cái cốt yếu

Một người tổ chức khéo thì trước hết phải hợp lý hóa công việc của mình, nghĩ xem việc gì phải làm trước hét, rồi làm liền. Nhiều người do bản năng cảm thấy cái gì quan trọng, cái gì không quan trọng, nhưng không phân biệt được rõ rệt. Phải phân biệt cái chính với cái phụ, ghi lên thẻ rồi xếp đặt theo thứ tự. Việc gì quan trọng nhất thì phải cương quyết làm ngay, nhất định gạt việc phụ ra một bên, đừng nghĩ tới nó. Như vậy không phí thì giờ, phí sức giải quyết những vấn đề lặt vặt không ảnh hưởng gì tới kết quả tối hậu.

 

* Xét qua trọn vấn đề rồi lập một kế hoạch

Qui tắc chung là phân biệt những diểm cốt yếu và những chi tiết rồi lập một kế hoạch hành động. Dĩ nhiên khi lập kế họach, phải tiên liệu những việc có thể xảy ra sau này, nhưng không nên tiên liệu cho một tương lai xa quá mà quên mất những việc sắp tới. Bạn nên nhớ rằng biến cố cuối cùng mới xảy ra trong đời bạn không nhất định là biến cố quan trọng nhất. Vì nó còn mới mẻ ta có thể thấy nó quan trọng, quan trọng nhất thời nhưng sau này cách một thời gian khá xa rồi nhớ lại ta mới nhận dịnh được đúng giá trị của nó. Bạn nên tập thói quen đặt mỗi việc xảy ra vào trong toàn thể họat động của bạn hoặc váo trong cả cuộc đời của bạn rồi hãy xét nó, như vậy khỏi quan tâm tới các chi tiết, mà lợi thời giờ được rất nhiều.

Tôi có một cuốn sổ nhỏ đen, trong đó ghi tất cả những việc cần làm cho những ngày sau, có khi cho cả mấy tháng sau nữa. Như vậy tôi biết được đại cương chương trình của tôi. Nếu có một sự thay đổi gì thì tôi chỉ cần mở sổ ra coi xem sau đó, có công việc gì gấp nhất phải làm ngay.

 

* Thảo một chương trình.

Mỗi ngày một lần bạn có thể lấy tờ giấy, trútù lên trên đó tất cả ý nghĩ trong đầu rồi lựa những ý nào cần thiết thì giữ lại, không thì bỏ đi.

Một cách nữa là cuối ngày, hoặc ở hãng xưởng hoặc về nhà rồi, bỏ ra ít phút ghi tất cả những công việc cho hôm sau. Như vậy ý tưởng trong óc sẽ có thứ tự hơn, bạn sẽ thảnh thơi hơn để hưởng những thú vui lúc nghỉ ngơi. Bà vợ Tổng thống Mỹ qú cố Roosevelt rất tin phương pháp đó, bảo:

“ Chuẩn bị công việc tối hôm trước thì hôm sau đỡ tốn gấp đôi thời giờ để suy nghĩ mà làm việc có kết quả hơn, bình tĩnh hơn nhờ có chương trình vạch sẵn. Lại được cái lợi nữa là buổi tối đó thấy bình tĩnh hơn, nghỉ ngơi được hơn là không lập sẵn chương trình để trong giấc ngủ đã không được yên mà sáng vừa thức dậy đã phải suy nghĩ lung về những việc sắp phải lảm trong ngày.”

“ Ghi những vấn đề mình phải giải quyết hôm sau như vậy không còn sợ quên nữa mà cả buổi tối mình khỏi phải thắc mắc gì cả. Vả lại, một việc ghi chép đó nhiều khi cũng giúp ta loại bỏ được những yếu tố vô ích, mất thì giờ, mà tìm trước một giải pháp rồi”.

 

* Liệt kê các công việc phải làm

Bạn có thể ghi các công việc phải làm như vậy là đáng chán, mà đôi khi mất thì giờ nữa vì có người chỉ ghi lấy lệ, ghi rồi thì bỏ qua. Sở dĩ vậy là vì ghi sơ sài quá, chẳng hạn “Mai phải làm vườn, phải đi mua giầy, phải xếp sách v.v…” Ghi như vậy quả thực không có lợi gì mấy. Phải ghi nhiều chi tiết hơn như:

“ Làm vườn: Cho phân vô các chậu cây … tỉa lá cây nọ… sửa lại cái cán thuổng… lên luống cho hàng rau…”

Nghĩa là bạn lập một chương trình làm việc rồi hôm sau cứ theo đó mà làm. Có việc làm sớm có lợi hơn là làm trể. Chẳng hạn tới sở bưu điện lúc mới mở cửa, bạn đỡ phải đợi hơn là tới giữa buổi làm việc.

* Lịch nhật ký (Agenda)).

Sổ tay không lợi bằng lịch nhật ký. Có nhiều thứ lịch nhật ký rất tiện cho ta: Mỗi ngày là một hai trang, có khi mỗi ngày còn chia làm nhiều ô, mỗi ô cho một giờ, lại có những trang trắng để ta ghi địa chỉ, số điện thoại… Ta sẽ ghi theo thứ tự từng giờ mọi công việc trong ngày, cả những buổi hội họp hay tiếp khách với đủ các điểm quan trọng.

            (Theo Ray Josephs, Nguyễn Hiến Lê dịch)

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s